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酒店用品采购及管理流程
作者:    发布于:2018-10-31 08:46:07    文字:【】【】【

作为酒店的采购人员或采购经理,我们通常都很关注采购产品的质量、价格和后期服务等问题。可是,面对市场上酒店一次性用品的种类繁杂,质量不一,如何采购优质的产品呢?酒店的采购人员一般需要货比三家,通过比较得出哪家的产品最适合自家酒店使用 。

货比三家也可以防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体流程是:

一、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单(1)填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。

(2)对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。

(3)提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。

(4)评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报批审核.

二、采购订单的跟催

当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

三、采购订单取消

(1)酒店取消订单: 如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法,以便上级作出决定。

(2)供应商取消订单: 如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

四、违反合同: 合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。

五、档案储存: 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.

六、采购交货延迟检讨:凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写《采购交货延迟检讨表》,说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。

七、采购物品的维护保养: 如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况.

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